تلفن گویا چیست؟

همه سیستمهای که بصورت خودکار تماس تلفنی را پاسخ داده و خدماتی را از طریق تلفن در اختیار مشتریان  قرارمی دهد و به شما در مدیریت تماس‌  ها کمک می‌کند سیستم گفته می شود تلفن گویا  به عنوان  منشی گویا وظیفه اطلاع رسانی خودکار را به عهده دارد.

دلایل مهاجرت از تلفن سانترال به تلفن گویا یا تلفن ابری

قیمت  در تلفن سانترال

تلفن های سانترال برای استفاده نیاز به کارتهای دیزا  داشت که ظرفیت محدود دارد  و با قیمتهای بسیار بالایی  به فروش میرسید  به همین دلیل استفاده از این تلفنها دیگر منسوخ شد  و دلیل  اصلی استفاده کسب وکارها از تکنولوژی ویپ و telefonchy.com میباشد

 

قیمت در  تلفن گویا :

تلفن گویا در سیستم تلفن ویپ دارای محدودیت خاصی نبوده و عملکرد بهتری در ارائه خدمات دارد و هزینه ها به شدت کاهش پیدا کرده  است و میتوان سناریوهای مختلفی بر خلاف تلفن های سانترال  برای تلفن گویا تعریف کرد

تلفن گویای  ivr   چیست و چگونه کار میکند؟

یک سیستم تلفنی خودکار با پیام های صوتی از پیش ضبط شده بر روی خطوط تلفنی است که با  هر کلیدی که مشتری وارد میکند با توجه به تعریفی که در مرکز تلفن اینترنتی شده است آن ها را به واحد مورد نظر هدایت  کرده  و  به اپراتورمورد نظر  متصل میشود  سیستم های IVR تماس های ورودی را به طور خودکار پاسخ می دهند با امکان منشی تلفن گویا میتوان حجم بسیاری از تماسها  را به صورت خودکار پاسخ داد و با توجه به حجم تماسها باعث کاهش انتظار مشتریان  و همچنین رضایت مشتریان می شود و  حتی  برای سوالات پیش پا افتاده و پرتکرار نیز  استفاده  میشود ، اطلاعاتی نظیر ادرس شرکت، ساعات کاری سازمان و پیام های تبلیغاتی  که  برای مخاطبین پخش می شود.

 

زیرساخت لازم و نحوه راه اندازی برای داشتن تلفن گویا  به چه صورت است؟

تلفن گویا نیاز به هیچ زیر ساخت سخت افزاری و دانش فنی  ندارد با تهیه یک مرکز تلفن ابری  و خط تلفن اینترنتی شما میتوانید از تمامی امکانات تلفن گویا استفاده کنید که در این مقاله شرح داده شده است

انواع تلفن گویا

از اینجا، یکی از سه نوع سیستم تلفن گویا معمولا ساخته می شود.

 

جایگزینی آهنگ لمسی: این سیستم از تماس گیرندگان می خواهد که از صفحه کلید انتخابی با صدای لمسی برای دسترسی به اطلاعات استفاده کنند. به عنوان مثال، یک پیام از قبل ضبط شده ممکن است بگوید: “برای اطلاعات ساعت ذخیره، عدد یک  را فشار دهید” و تماس گیرنده با “یک” پاسخ دهد.

گفت و گوی مستقیم: این نوع تلفن گویا پیام های شفاهی خاصی را برای تماس گیرندگان بسته به درخواست آنها ارائه می دهد. برای مثال،  صدای ضبط  شده ممکن است بپرسد، “آیا به دنبال ساعت کاری فروشگاه یا اطلاعات مکان هستید؟” تماس گیرنده ممکن است با “ساعات فروشگاه” پاسخ دهد.

مطالب مرتبط:  11 راز موفقیت در کسب و کار و زندگی شخصی

زبان طبیعی: این سیستم پیشرفته تلفن گویا از تشخیص گفتار برای درک بهتر درخواست های کاربر استفاده می کند. به عنوان مثال، درخواست سیستم ممکن است بپرسد “امروز به دنبال چه اطلاعاتی هستید؟” و تماس گیرنده ممکن است با “من به دنبال اطلاعات ساعت فروشگاه هستم” یا عبارات مشابه دیگر پاسخ دهد.

 

کاربرد ها و مزایای و قابلیتهای سیستمهای تلفن ابری و تلفن گویا  

  1. پاسخگویی ۲۴ ساعته حتی در روزهای تعطیل و حتی خارج از ساعات کاری که باعث می شود شما تماسی را از دست ندهید
  2. عدم اشغالی خط حتی درصورتی که اپراتوراول مشغول باشد به اپراتور بعدی که بیکار است متصل میشود
  3. خوش آمد گویی به مشتریان
  4. ضبط کردن تمامی مکالمات
  5. امکان گزارش گیری از تماس ها
  6. دارای صندوق صوتی
  7. جلوگیری از اتلاف وقت
  8. نظم تماسها
  9. مقرون به صرف بودن
  10. و حتی امکانات بیشتر

کاهش هزینه های سازمانی با راه اندازی تلفن گویا :

  1. کاهش و یا نبود هزینه سخت افزاری
  2. کاهش هزینه راه اندازی در تلفن گویا
  3. نبود هزینه ها مربوط به مکان و جابجایی
  4. عدم نیاز به هزینه های مربوط به نگهداری و تعمیر
  5. کاهش هزینه ها با کاهش منابع انسانی

 

چه کاری نباید  در ساخت تلفن گویا انجام داد

امکانات تلفن گویا بی پایان است. به‌جای فهرستی از بهترین شیوه‌ها، شاید بهتر باشد با «روش‌های بد» و اجتناب از آن شروع کنید.

هرچه تلفن گویا شما موثرتر باشد، به نفع مشتریان شما خواهد بود. از طرف دیگر، یک تلفن گویا با ساخت ضعیف می تواند تجربه  کاربری را خراب کند و منجر به ناامیدی مشتری شود.

هدف در اینجا این است که کارها برای مشتری راحت‌تر شود – نه اینکه آنها بخواهند تلفن خود را در اتاق پرتاب کنند.

با اجتناب از اشتباهات مرگبار زیر، مطمئن شوید که راه اندازی تلفن گویا یکی از موارد خوب است.

منوی بیش از حد پیچیده

یکی از راه های کمک به تماس گیرندگان این است که منوی ضبط شده را تا حد امکان ساده کنید. با چند دسته بندی کلی در منوی اول شروع کنید (ترجیحاً بیش از چهار یا پنج مورد نباشد)، و مطمئن شوید که همه گزینه ها به اندازه کافی ساده هستند تا مشتری بتواند در حین شنیدن به هدف خود نزدیک شود

آن را کوتاه و شیرین نگه دارید. اگر تماس گیرنده را به  طریق منوهای فرعی بیش از حد هدایت کنید، به احتمال زیاد گیج می شوند یا تلفن را قطع می کنند زیرا احساس می کنند به جایی نمی رسند.

اولین قسمت های منو را برای موضوعاتی که مشتریان بیشتر در مورد آنها تماس می گیرند رزرو کنید. در غیر این صورت، تماس گیرنده انتخاب می کند که به طور کلی منو را دور بزند، زیرا معتقد است موضوع درخواست او اصلاً در منو گنجانده نشده است.

عامل گریزان

مهم نیست که منوی تلفن گویا شما چقدر کاربرپسند است، انتظار نداشته باشید همه با هم همکاری کنند. همیشه فرصت صحبت با یک نماینده را فراهم کنید – و این گزینه خیلی مهم را در منو مدفون نکنید.

مطالب مرتبط:  موثرترین تکنیک های بازاریابی تلفنی

واقعیت این است که برخی از تماس گیرندگان سوالاتی دارند که در هیچ یک از دسته بندی های منوی شما قرار نمی گیرند. ناتوانی در پیدا کردن جواب خود باعث میشود  مشتری احساس کند که نادیده گرفته شده و همیشه منجر به تجربه منفی مشتری می شود.

 

زمان های طولانی نگه ندارید

پاسخ به تماس

بیایید درک کنیم  صبر و شکیبایی فضیلتی نیست که اکثر مشتریها داشته باشند

یک راه ساده برای صرفه جویی در وقت و ناامیدی مشتریانتان که ناشی از توقف طولانی مدت است وجود دارد. سیستم برگشت تماس است که بر کاهش تماس‌های رها شده تمرکز دارد. به مشتریان این امکان را می‌دهد تا در حالی که جای خود را در صف رزرو می‌کنند، روز خود را بگدرانند

هنگامی که مشتریان گزینه پاسخ به تماس را انتخاب می‌کنند، می‌توانند تلفن را قطع کنند و منتظر بمانند تا وقتی یک نماینده در دسترس قرار گیرد، با آنها تماس بگیرد. جای تعجب نیست که بیشتر مردم ترجیح می دهند به جای اینکه منتظر بمانند، یک تماس پاسخ دریافت کنند.

 

چه کسانی از تلفن گویا استفاده می کنند؟

برای استفاده از تلفن گویا به یک مرکز تلفن  نیاز دارید. واقعیت این است که شرکت های تقریباً از هر صنعتی می توانند از تلفن گویا  بهره مند شوند.

هدف از تلفن گویا چیست؟

کسب و کارها از تلفن گویا برای سه هدف اصلی استفاده می کنند:

 

برای کاهش هزینه‌ها، تعداد تماس‌های مستقیمی که توسط یک نماینده زنده انجام می‌شود را کاهش  می دهد.

افزایش تجربه مشتری برای حل سوالات ساده  را به مشتریان ارائه میدهد

زمان پاسخ گویی را کاهش میدهد.

تلفن گویا می‌تواند سالانه هزاران کسب‌وکار را در اتلاف وقت مکالمه صرفه‌جویی کند و تجربه بهتری برای مشتری فراهم کند.

 

کاربرد تلفن گویا  یا تلفن اینترنتی برای مشاغل سیار :

تلفن گویا چون به زیر ساخت سخت افزاری نیاز ندارد خیلی میتواند برای مشاغل سیار کاربرد داشته باشد تنها نیاز به گوشی همراه  دارد که میتواند نرم افزار مرتبط با ویپ را نصب کرده و  ارتباط برقرار کند و در هر لحظه مدیریت منسجم از تماسها داشته باشد

کاربرد تلفن گویا برای شرکت ها و سازمان ها :

شرکتها و سازمانها یی که دارای چند دفتر دوراز هم هستند و نیاز به ارتباط  نیروهای داخلی دفاتر با هم دارند  تلفناینترتی بهترین گزینه میتواند باشد نیروهای داخلی در شهرهای مختلف  مربوط به یک سازمان میتوانند با  هم  درارتباط باشند که علاوه بر مدیریت  منسجم و هماهنگ  کنترل بر روی تمامی تماس ها خواهید داشت که شامل تماسهای ورودی ،تماسهای خروجی ، تماس های که پاسخ داده نشده است ،تماسهایی که اپراتور مورد نظر مشغول بوده است، مدت زمان هر تماس ، هزینه هر تماس ، تماسهایی که به شماره همراه منتقل شده است و……

مطالب مرتبط:  شما به چه تعداد شماره داخلی در تلفن گویا احتیاج دارید؟

 

 دیگرکاربردهای تلفن گویا

مراقبت های بهداشتی:

فناوری تلفن گویا دارای تعدادی کاربرد عملی در مراقبت های بهداشتی است، مانند پرسشنامه های قبل از درمان، نظرسنجی های رضایت بیمار، برنامه ریزی آزمایشگاه و قرار ملاقات، پیگیری پس از ترخیص، نتایج آزمایشگاهی و نظارت بر بیمار.

 تلفن گویا درآموزش:

تحقیقات (پیوند در خارج از IBM قرار دارد) نشان داده است که مؤسسات آموزشی می توانند تلفن گویا را برای کمک به والدین در بازیابی وضعیت به روز رسانی عملکرد و حضور فرزندشان در مدرسه پیاده سازی کنند. والدین می توانند در سیستم ثبت نام کنند و سپس یک نام کاربری و رمز عبور برای دسترسی به اطلاعات کلیدی در تماس های بعدی وارد کنند.

 

 تلفن گویا برای خدمات مشتری:

مراکز تماس خدمات مشتری در چندین صنعت فعالیت می کنند. این مراکز برای رسیدگی به حجم بالایی از تماس های ورودی با استفاده از منوهای خودکار و از پیش ضبط شده برای رسیدگی به سوالات و شکایات مشتریان راه اندازی شده اند.

 

تلفن گویا برای امور مالی:

تلفن گویا همچنین می تواند برای انواع وظایف در بانکداری و مالی استفاده شود. آنها می توانند اطلاعات حساب، مانند مانده حساب ها و وضعیت درخواست وام را ارائه دهند، و همچنین تغییرات در پرتفوی سرمایه گذاری را فعال کنند.

 

 تلفن گویا درخدمات مشتری سلف سرویس

صحبت از ثبات، یک تلفن گویا به شما این امکان را می دهد که به مشتریان خود حتی زمانی که نمایندگان در دسترس نیستند خدمات ارائه دهید. تماس‌گیرندگان می‌توانند خارج از ساعات کاری معمولی – یا زمانی که نمایندگان مشغول رسیدگی به تماس‌های دیگر هستند – از طریق شماره تلفن شما و یک منوی تلفن گویا، به اطلاعات اولیه دسترسی داشته باشند.

 

ساخت تلفن گویا در تلفنچی به چه صورت است؟

 

در سناریوی معمولی IVR

  1. ابتداپس از ثبت نام و خرید خط ، مشتری سناریوی درخواستی تماس ورودی خود را اعلام میکند
  2. سناریو و متن صوتی  منشی گویا که میخواهند ضبط شود برای تلفنچی ارسال میشود
  3. بر اساس سناریوی ارسالی و صوت منشی گویا که مشتری اعلام کرده است

سناریوی تماس وروردی ایجاد میشود

این سناریو میتواند شامل منوهای تودر تو باشد شمال منوی اصلی و زیر منوهای متعدد و هر زیر منو نیز میتواند شامل زیر منو یا صوت از پیش ضبط شده باشد

 

سوالات متداول

برای راه اندازی تلفن گویا به چه سخت افزاری نیاز داریم؟

راه اندازی تلفن اینترنتی نیازمند هیچ سخت افزار اضافه ای نمی باشد.

آیا میتوانیم چندین تلفن گویا داشته باشیم؟

بله. شما می توانید برای هر خط خود چند تلفن گویا داشته باشید.

آیا می توان برای هر شعبه یک تلفن گویا در نظر گرفت؟

بله

نیاز به ثبت شرکت داریم؟

خیر.

آیا ممکن است در ساعات مختلف، تلفن گویای متفاوتی پخش کرد؟

بله.